Loja me balona është ndër aktivitetet që më së shumti e kemi luajtur gjatë fëmijërisë sonë. Si fëmijë, frika jonë më e madhe ishte nëse balonat që i blinim nga dyqani ishin të shpuara apo jo. Fatkeqësisht, këtë mund ta kuptonim vetëm atëherë kur i frynim balonat. Dhe më e keqja ishte që po qe se balona ishte e shpuar, dyqanxhiu nuk kishte si ta kthente atë pasi ishte fryrë. Në fakt, e njëjta frikë ekziston edhe për pronarin ose menaxherin e një biznesi. Fryrja e një tullumbace i ngjan rritjes së një biznesi. Shpimet janë të padukshme kur biznesi është i vogël. Mirëpo kur biznesi fillon të rritet, shpimet fillojnë të vërehen dhe bëhen gjithnjë e më të mëdha. Nëse na qëllon ndonjë tullumbace e madhe që duhet ta fryjmë të tërën, atëherë e gjithë fryma jonë mund të shkojë huq nëse vrima e shpuar është shumë e madhe. Kjo është një analogji e thjeshtë për të ilustruar fenomenin se si të gjitha përfitimet e akumuluar si rezultat i rritjes së një kompanie mund të fillojnë të rrjedhin nga vrimat në pikën kulminante të rritjes. Rrjedhja (sasia e ajrit që del jashtë) është e mundur të zvogëlohet nëse e zvogëlojmë pak balonën; por duke qenë se modeli i rritjes së shumicës së bizneseve është një rrugë “njëdrejtimëshe” e rritjes, atëherë është e pazakontë aplikimi i një tkurrjeje strategjike në një kompani. Por, duhet pasur parasysh se kompania ka një veçanti në krahasim me tullumbacen: Përderisa një fëmijë nuk mund ta riparojë një tullumbace të shpuar, është në dorën dhe aftësinë tonë për ta mbushur vrimat ose për të parandaluar rrjedhjen në kompani.
Kur themi rrjedhje, fjala është për rrjedhjet si humbja e stoqeve, neglizhenca në arkëtimin e pagesave, shfrytëzimi joproduktiv i fuqisë punëtore, shfrytëzimi joefikas i materialeve dhe makinerive, humbja e klientëve dhe shfrytëzimi joefikas i burimeve të tjera të biznesit. Këto humbje bëhen të dukshme gjatë procesit të rritjes së biznesit dhe jo më herët. Zgjerimi i shpimeve gjatë rritjes së një kompanie i rritë efektet e rrjedhjeve dhe i bën ato të dukshme bashkë me dëmet. Për një rritje të qëndrueshme është e rëndësishme që vrimat në kompani të mbyllen përpara se të vazhdohet me rritje ose gjatë rritjes.
Në seksionet e mëposhtme do të elaborojmë një metodë të thjeshtë se si duhet të mbyllen shpimet në një kompani sipas një rendi logjik. Metodologjia e dhënë më poshtë ndahet në disa hapa më të vegjël:
Transferimi i planifikuar dhe i kontrolluar i autoritetit në fazat e rritjes: Përgjegjësia e menaxhimit si dhe përgjegjësia operacionale në çdo biznes është e lidhur ngushtë me pronarin gjatë fazave dhe rritjes fillestare të biznesit. Në fakt, kjo është e pashmangshme dhe e mirëseardhur marr parasysh burimet e limituara dhe problemet me të cilat përballen bizneset në fazat e hershme. Në këtë fazë, përgjegjësia për t’u marrë me vendimet dhe aktivitetet e biznesit mbetet e gjitha mbi supet e pronarit dhe një numri të vogël të stafit/menaxherëve (nëse ka të tillë). Por pas disa kohësh në procesin e rritjes, ata nuk janë në gjendje të vazhdojnë më dhe kjo është pika fillestare e rrjedhjeve në kompani. Rrjedhjet fillojnë të formohen, herët a vonë, në çdo biznes në të cilin pronari insiston të mbajë kontrollin e gjithçkaje në rrugën drejt rritjes. Andaj në këtë fazë paraqitet nevoja për transferimin e autoritetit. Por hapi më i keq në këtë fazë është transferimi i autoritetit kur nuk ekziston asnjë sistem auditimi dhe kontrolli i cili do të zëvendësonte aktiviteteve e pronarit. Si rezultat, transferimi i autoritetit kërkohet për të minimizuar rrjedhjet në kompani nëse zhvillohet dhe vendoset një sistem auditimi dhe kontrolli.
Duhet të zhvillohet një sistem auditimi: Më lartë u fol për nevojën e transferimit të përgjegjësive nga ana e pronarit me qëllim të sigurimit të një rritjeje të shëndetshme dhe të qëndrueshme. Megjithatë, ky është një proces i turbullt pothuajse në çdo kompani. Për çdo aktivitet për të cilin do të transferohet përgjegjësia, duhet të zhvillohet një procedurë kontrolli. Çdo përgjegjësi e transferuar pa kontroll mund ta ekspozoj kompaninë ndaj betejave të pakontrolluara. Në procesin e rritjes, ka të ngjarë të ekzistojnë disa rrugë qorre dhe zona të errëta në kompani që kryesisht janë aktivitete operative të kompanisë që dikur kontrolloheshin nga pronari në gjatë fazave të hershme të biznesit. Por tani kërkohet transferimi i autoritetit rreth atyre aktiviteteve në kompani. Pra, tani është koha për të thënë të papriturën: Pa sistem auditimi dhe kontrolli të zhvilluar paraprakisht, është më mirë të mos transferohet asnjë autoritet dhe përgjegjësi në kompanitë e vogla. Përndryshe “qielli është kufiri” për betejat që mund të përballen. Kjo është arsyeja pse fillimisht duhet të përcaktohen aktivitetet që do të auditohen dhe kontrollohen, qysh përpara se të zhvillohet një sistem auditimi dhe kontrolli, dhe më pas transferimi i autoriteti dhe përgjegjësia.
Aktivitetet në biznes duhet të bëhen të qarta dhe të përcaktuara: Filozofia kryesore e biznesit në periudhën fillestare është, “nëse ekziston një nevojë, ajo është e dukshme dhe me kaq përfundon”; pasi që çdo aktivitet është në përgjegjësinë e pronarit në këtë fazë. Nevoja për përcaktimin e këtyre aktiviteteve nuk është një çështje e rëndësishme gjatë fazave fillestare të rritjes pasi që pronari është ende në gjendje të vazhdojë me to. Kjo është pengesa kryesore për mos bartjen e përgjegjësisë në aktivitetet e transferuara. Përcaktimi i aktiviteteve që do të auditohen është parakusht për auditimin. Kjo duhet të përcaktojë aktivitetet në biznes, gjë që nuk ishte një domosdoshmëri në “kohët e mira të vjetra” kur pothuajse përgjegjësia për gjithçka merrej nga pronari. Pastaj është koha për të vendosur se “kush çfarë aktiviteti do të bëjë” në kompani. Hapi i fundit në këtë proces është të përcaktohet se kush do të kontrollojë aktivitetin e transferuar, me çfarë metodologjie dhe në cilën frekuencë. Ky hap i fundit qëndron për sistemin e auditimit dhe kontrollit për një kompani.
Rrjedhjet në një kompani mund të eliminohen vetëm duke përdorur metodologjinë e mësipërme me tre faza përderisa kompania është e vogël dhe paralelisht me fazat e rritjes. Përndryshe, shumica e fitimeve dhe burimeve të biznesit humbasin përmes vrimave në tullumbace. Periudha e pandemisë na bëri të kuptojmë më mirë se sa burime të vlefshme kemi në jetën dhe kompaninë tonë gjatë pandemisë. Për të ruajtur këto vlera dhe për të përjetuar një rritje të shëndetshme dhe të qëndrueshme në kompani, rruga kalon përmes “sistemit të parandalimit të rrjedhjeve” me tre faza të mësipërme.
